Arsip adalah suatu catatan (record) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti: kertas, kertas film dan media komputer.
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang Kearsipan, Arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga Negara dan lembaga lainnya.
Contoh Yang Termasuk Arsip
Berikut ini ialah contoh yang termasuk arsip:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
- Contoh arsip dinamis: Jadwal Pelajaran, Jadwal Kerja, Data Kehadiran
- Kasus: Yang menggambarkan adanya arsip dinamis adalah salah satunya data kehadiran. Misalnya di sebuah instansi perkantoran memiliki beberapa prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya. Salah satu prosedur tersebut adalah data kehadiran. Dimana setiap orang yang bekerja di perusahaan tersebut, baik dari tingkat atas (atasan) sampai tingkat bawah (karyawan) diwajibkan untuk selalu hadir disetiap jadwalnya masing-masing. Dan untuk mengetahui kehadiran mereka dilakukan dengan cara pengabsenan.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional RI dan atau lembaga kearsipan.
Biasanya arsip ini jarang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip statis ini bersifat jarang digunakan.
- Contoh arsip statis: KTP, Kartu Keluarga, Kartu Pelajar, dsb
- Kasus: Seseorang melamar pekerjaan di sebuah perusahaan, dimana di lamaran tersebut dicantumkan KTP. Ini bertujuan untuk dijadikan pembuktian, sebagai data pegawai atau kebutuhan lainnya, setelah itu penggunaan KTP tersebut tidak digunakan lagi.
3. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus-menerus. Berkas ini sering digunakan untuk kelangsungan pekerjaan kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.
- Contoh: Arsip berkas pegawai (karyawan), data absensi, jadwal pelajaran, jadwal kerja, dsb
- Kasus: Di setiap instansi perusahaan, pasti memiliki berkas setiap pegawainya baik dari tingkat atas (atasan) sampai tingkat bawah (karyawan). Seperti: berkas lamaran kerja, perjanjian kontrak kerja, data diri, permohonan cuti, dsb. Berkas ini akan selalu aktif selama para pegawai masih bekerja di perusahaan tersebut. Dan berkas ini bukan hanya disimpan tetapi bisa digunakan kembali apabila dibutuhkan dalam hal tertentu, seperti pengambilan tunjangan kerja, perpanjangan kontrak, atau alasan lainnya yang memerlukan berkas kepegawaian tersebut dan bisa dijadikan sebagai bukti hukum
4. Arsip Inaktif
Arsip inaktif ialah arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Jadi, maksudnya arsip ini tidak dipergunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya.
- Contoh: berkas pegawai/karyawan, tetapi arsip ini sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga kegunaannya menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip ini disimpan di penyimpanan seperti unit kearsipan atau lainnya. Selama masa inaktif, arsip ini disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan dan lainnya.
- Kasus: seorang karyawan telah berhenti atau selesai melaksanakan tugasnya sesuai kontrak kerja yang telah disepakati. Maka, berkas kepegawaiannya tidak akan digunakan lagi di perusahaan tersebut, tetapi berkas ini akan disimpan sampai masa simpan habis
5. Arsip Vital
Arsip vital ialah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang (bersifat permanen)
- Contoh: Ijazah, Nomor Induk Siswa/Mahasiswa, Sertifikat Tanah, Akta Pendirian Perusahaan, dsb
- Kasus: Seseorang telah dikatakan lulus dari pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA) dengan mengikuti ujian. Maka, orang tersebut akan memperoleh ijazah. Ijazah ini akan berlaku seumur hidup. Apabila ijazah ini rusak atau hilang, baik sengaja maupun tidak sengaja, maka arsip ini tidak akan dibuat kembali meskipun seluruh datanya tersedia, tetapi hanya akan diberi arsip berupa kertas keterangan.
6. Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaannya dari kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhannya, keamanannya dan keselamatannya.
- Contoh: Teks proklamasi, bendera merah putih, dokumen kesejarahan, rahasia bank, dsb
- Kasus: arsip terjaga ini seperti teks proklamasi, bendera merah putih yang digunakan dalam pelaksanaan proklamasi pada 17 Agustus 1945, dan bendera pusaka tersebut masih disimpan di Istana Merdeka. Arsip ini bernilai sejarah karena dipakai satu kali di saat mengumumkan kemerdekaan Indonesia. Arsip ini dikatakan terjaga karena menjadi bukti perjalanan sejarah bangsa ini.
7. Arsip Umum
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk arsip terjaga. Arsip ini bersifat umum berlaku untuk semua orang atau semua orang yang bersangkutan di dalam suatu instansi atau organisasi. Arsip ini bisa berjumlah banyak, dan apabila arsip ini rusak atau hilang bisa diganti dengan yang baru
- Contoh: Tata tertib sekolah, peraturan kerja, undang-undang, dsb
- Kasus: Indonesia memiliki undang-undang sebagai aturan untuk rakyat yang mengatur kehidupan bersama dalam rangka mewujudkan tujuan dan sebagai rakyat wajib mematuhi dan menjalankannya.
8. Arsip Bernilai Tinggi
Arsip bernilai tinggi ialah arsip yang memiliki nilai berharga
- Contoh: laporan keuangan (kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, surat pembelian emas, dsb), bernilai sejarah (dokumen saat proklamasi, dokumen bersejarah, dsb), bernilai hukum (akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, ijazah, dsb), bernilai ilmiah (hasil penelitian, hasil penemuan, dsb), bernilai pendidikan (karya ilmiah para ahli), dan masih banyak arsip yang bernilai berharga.
- Kasus: Thomas Alfa Edison adalah penemu dari Amerika dan merupakan satu dari penemu terbesar sepanjang sejarah. Ia banyak mengembangkan peralatan yang dibutuhkan di dunia ini, salah satunya ialah bola lampu. Penemuannya sebagai benda terpenting sangat membantu kehidupan manusia.