Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya.
Arsip
Arsip adalah suatu catatan (record) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti: kertas, kertas film dan media komputer.
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang Kearsipan, Arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga Negara dan lembaga lainnya.
Arsip ini memiliki makna yang berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan karena harus memiliki autentikasi dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, memiliki informasi yang utuh dan memiliki asal usul serta aturan asli.
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
1. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, definisi arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Sularso Mulyono
Pengertian arsip menurut Sularso Mulyono adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
3. Agus Sugiarto
Menurut Agus Sugiarto, definisi dari arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
4. I.G. Wursanto
Menurut I.G. Wursanto, arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Yohannes Suraja
Menurut Yohannes Suraja, arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu dan disimpan secara sistematis. Arsip disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.