Pengertian Standard Operating Prosedur (SOP) atau Sistem Tata Kerja merupakan perangkat yang memandu setiap individu dan unit kerja di dalam institusi untuk melaksanakan aktivitasnya secara konsisten, dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional institusi berjalan dengan lancar.
Penggunaan SOP dalam institusi bertujuan untuk memastikan institusi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik, sesuai dengan prinsip SOP untuk menghasilkan produk/jasa yang dimiliki mutu konsisten dengan standar yang telah ditetapkan.
Dokumen SOP (Standard Operating Procedure)
Berdasarkan standar, dokumen SOP terdiri atas dokumen-dokumen sebagai berikut:
1. Kebijakan
Kebijakan adalah dokumen level tertinggi berupa pernyataan institusi mengenai tujuan institusi, mengapa mereka melakukan hal itu, dan komitmen apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pedoman
Pedoman adalah dokumen lini pertama yang menyatakan apa yang dilakukan institusi untuk mencapai kebijakan yang telah dinyatakan sebelumnya, mengapa harus dilakukan dan penjabaran mengenai cara melakukannya. Dalam beberapa SOP, kebijakan institusi biasanya tertuang di dalam dokumen yang sama dengan pedoman.
3. Prosedur
Pengertian prosedur adalah dokumen lini kedua yang menjabarkan aktivitas, metode atau proses yang digunakan untuk mengimplementasikan hal-hal yang telah ditetapkan dalam pedoman, serta fungsi institusi atau jabatan apa yang bertanggung jawab terhadap aktivitas/metode/proses tersebut. Prosedur dapat digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat administratif, karena melibatkan pelaksana yang berasal dari lebih satu jabatan atau unit kerja.
4. Instruksi kerja
Instruksi kerja bersifat lebih detail daripada prosedur, dan bersifat lokal pada satu orang, satu kelompok/unit kerja, peralatan/instalasi, atau aktivitas tertentu yang spesifik. Umumnya digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat teknis. Instruksi kerja juga dapat merupakan penjabaran dari langkah pada prosedur terkait.
5. Rekaman
Rekaman adalah dokumen yang menjadi bukti bahwa SOP yang dituangkan dalam dokumen pedoman, prosedur dan instruksi kerja telah dilaksanakan. Dapat berupa formulir yang telah diisi , lembar kerja yang telah ditandatangani, dokumen persetujuan produk yang telah distempel, atau berupa foto kejadian.
Fungsi lain dari rekaman juga sebagai alat telusur berbagai tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan SOP, baik apakah sebuah aktivitas/proses dilaksanakan dengan benar, maupun apabila terjadi kesalahan atau pelanggaran.