Pengertian Standard Operating Prosedur (SOP) atau Sistem Tata Kerja merupakan perangkat yang memandu setiap individu dan unit kerja di dalam institusi untuk melaksanakan aktivitasnya secara konsisten, dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional institusi berjalan dengan lancar.
Penggunaan SOP dalam institusi bertujuan untuk memastikan institusi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk/jasa yang dimiliki mutu konsisten dengan standar yang telah ditetapkan.
Prinsip-prinsip dalam Menyusun Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure (SOP) yang berlaku dalam institusi harus memenuhi tujuh prinsip dasar. Berikut ini ialah prinsip-prinsip dalam menyusun Standard Operating Procedure (SOP):
- SOP dinyatakan secara tertulis dan disusun secara lengkap serta sistematis.
- SOP dikomunikasikan secara sistematis kepada seluruh unit kerja dan individu dalam institusi.
- SOP harus sesuai dengan kebijakan institusi dan patuh terhadap standar yang menjadi acuan institusi serta peraturan perundangan yang berlaku.
- SOP harus mencerminkan hierarki dalam institusi dan proses pelayanan yang berlangsung dalam institusi.
- SOP harus dapat mendorong pelaksanaan rangkaian aktivitas institusi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
- SOP harus memiliki mekanisme untuk memantau dan mengendalikan pelaksanaan rangkaian aktivitas agar tidak terjadi pelanggaran atau penyimpangan.
- SOP harus dievaluasi secara periodik dan disesuaikan dengan kondisi terkini atau kebutuhan institusi.