Arsip adalah suatu catatan (record) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti: kertas, kertas film dan media komputer.
Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan kearsipan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut: (Amsyah, 2008:5)
1. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan. Maka, surat tersebut harus dimintakan terlebih dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
2. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar. Dengan demikian, surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi Tanda
Langkah ini lazim kita sebut dengan istilah pengkodean. Kita melakukannya secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan saat mengindeks.
Dengan adanya tanda ini, maka surat akan disortir dan disimpan. Disamping itu, bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu.
Pengelompokkan dilakukan sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokkan, petugas akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen. Disamping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan sendiri.
Untuk pengelompokkan sistem abjad, pengelompokkan arsip menurut abjad. Untuk sistem numerik, pengelompokkan menurut kelompok angka. Sistem geografis, pengelompokkan arsip menurut nama tempat. Dan untuk sistem subjek, surat-surat dikelompokkan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir dalam prosedur penyimpanan arsip ialah penyimpanan. Penyimpanan arsip ialah menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang tersedia. Sistem penyimpanan arsip akan menjadi efektif dan efisien bilamana peralatan dan perlengkapan yang memadai tersedia.
Penyimpanan arsip perlu kita perhatikan seksama sehingga memudahkan kita dan orang lain untuk menemukan kembali arsip yang tersimpan dan menyimpannya kembali.