Pengertian dokumentasi adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.
Sebagai contoh, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi bisa digunakan untuk mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau track record yang dilakukan oleh karyawan yang telah pensiun. Oleh karena itu, dalam dunia perkantoran, kegiatan ini dikaitkan dengan proses administrasi.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
1. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pengertian dokumentasi yaitu kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen
2. Nurhadi Magetsari, dkk
Menurut Nurhadi Magetsari dkk, definisi dokumentasi ialah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
3. Tung Palan
Menurut Tung Palan, yang dimaksud dengan dokumentasi ialah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum, dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.