Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip

Pemeliharaan arsip ini dimaksudkan untuk menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat disebabkan oleh faktor dari dalam dan faktor dari luar.

1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam: kertas, tinta dan pasta/lem
2. Kerusakan akibat faktor luar :
   – Kelembaban
   – Udara yang terlampau kering
   – Sinar Matahari
   – Debu
   – Kekotoran Udara
   – Jamur dan sejenisnya
   – Rayap
   – Gegat

Ruangan Penyimpanan Arsip

Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga, dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi yang baik.

Menyimpan Arsip

Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat penyimpanan arsip. Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan lemari yang mudah mengakibatkan kerusakan dari arsip dalam jangka waktu yang cepat.

Menjaga Arsip

1. Membersihkan ruangan. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (penyedot debu).
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya. Sedikit-dikitnya setiap enam bulan, tempat penyimpanan arsip dan daerah sekeliling hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya
3. Penggunaan racun serangga. Setiap enam bulan, ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, dan sebagainya. Harap perhatikan penggunaan racun serangga ini supaya arsip-arsip yang tersimpan tidak mengalami kerusakan.
4. Larangan makan, minum dan merokok. Makanan dan minuman dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip. Dan jangan merokok di tempat penyimpanan arsip karena asap rokok bisa menyebabkan kerusakan pada kertas arsip
5. Rak penyimpanan arsip. Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang terbuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
6. Meletakkan arsip. Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta bagan, dan lain-lain, hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing.
7. Membersihkan arsip. Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dari debu ataupun kotoran dengan menggunakan vacuum cleaner atau penyedot debu. Bersihkan dengan baik agar tidak merusak arsip-arsip tersebut.
8. Mengeringkan arsip yang basah. Apabila terdapat arsip yang basah, bukalah arsip-arsip dari ikatannya kemudian keringkan dengan jalan menganginkannya.
9. Arsip-arsip yang tidak terpakai. Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak berhamburan sana-sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
10. Arsip-arsip yang rusak atau sobek. Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek, janganlah ditambal dengan menggunakan perekat yang dapat merusakkan kertas dan tulisan arsip.